Classificação de documentos de arquivo — revisão rápida
Decisão central: produtor/contexto → função → atividade → classe no plano. Não partir apenas de palavra do título, suporte, idade ou setor que está guardando.
Instrumento e hierarquia
- Plano/código de classificação: estrutura das classes conforme funções e atividades; pode associar notações a cada classe. Código não se confunde com número de protocolo.
- Classe: categoria da estrutura arquivística. Processo/dossiê: conjunto documental contextualizado. Série: documentos vinculados por produção/função comum.
- Funcional: parte de responsabilidades e atividades, menos dependente de mudanças de organograma. Organizacional: pode refletir unidades administrativas; verificar o instrumento real.
- Assunto: o conteúdo ajuda a reconhecer a atividade, mas etiqueta temática isolada não reagrupa livremente fundos distintos.
- Exemplo de notação: P.1 ou A.1 é apenas ilustrativo; não existe código único universal para cada documento.
Não confundir
| Pergunta | Técnica |
|---|---|
| Quando entrou e como identifico a entrada? | Registro de protocolo |
| A qual função/atividade pertence? | Classificação |
| Em qual sequência ficam as peças? | Ordenação |
| Como incorporar e recuperar no arquivo? | Arquivamento |
| Quanto guardar e qual destinação? | Avaliação/tabela de temporalidade |
| Quem pode acessar? | Regra de acesso/sigilo |
Classificar não elimina documentos; o prazo depende de avaliação e instrumento de temporalidade. Classificar não restringe acesso automaticamente. Arranjo de arquivos permanentes não é simples sinônimo de classificação dos documentos correntes.
Checagem de aplicação
- Identifique produtor, atividade e unidade documental.
- Consulte a classe e a hierarquia no plano aplicável.
- Vincule documento/processo e registre a classe/código previstos.
- Confirme coerência; dúvida ou lacuna exige orientação, não código inventado.
- Busca digital por tema é apoio: pasta ou etiqueta não prova classificação contextual.
Limite normativo: os códigos federais de atividades-meio não se tornam automaticamente regras para órgãos estaduais. Conservam-se proveniência, organicidade e o contexto dos documentos físicos e digitais.