Arquivamento, recebimento, proteção, conservação, distribuição e inventário

Ciclo em uma linha

Preparar → receber → conferir → examinar → aceitar/rejeitar → registrar → proteger → distribuir → inventariar → conciliar.

Físico, sistema e documento devem representar o mesmo fato.

Edital publicado em 6 de julho de 2026.
IN SEDAP nº 205/1988: referência do SISG federal; não presumir aplicação automática ao TCE/MA.
Atualização posterior: marcar como pós-edital ou direito vigente hoje.

Controle	Regra curta
dossiê	liga pedido, entrega, aceite, entrada, saída, inventário e ajuste
classificação	relaciona documento à função e orienta temporalidade
sigilo	regula acesso; não se confunde com classificação arquivística
digitalização	não autoriza eliminação automática
backup	recupera cópia; não substitui preservação arquivística
eliminação	exige avaliação, tabela de temporalidade e rito competente

Referência	Ato	Essência
IN nº 205/1988	recebimento	entrega e guarda inicial, sem aceitação
IN nº 205/1988	aceitação	declaração de conformidade
Lei nº 14.133/2021	provisório	sumário, com verificação posterior
Lei nº 14.133/2021	definitivo	servidor/comissão + termo detalhado

Entrega ≠ recebimento definitivo ≠ aceitação ≠ liquidação ≠ pagamento.

Quantitativa: identidade, unidade e quantidade.
Qualitativa: especificação, integridade, validade, desempenho, certificados e testes.
Assinatura de volumes não prova automaticamente o conteúdo.
Entrega direta fora do almoxarifado não elimina conferência e registro.

Segregar → identificar → documentar → comunicar → decidir solução → reexaminar → atualizar sem apagar histórico.

Aceitação parcial: somente quando admissível e com individualização do que foi aceito e rejeitado.

Evento	Núcleo
entrada física	chegada e custódia
entrada no estoque/patrimônio	registro do material aceito
carga	guarda e uso
liquidação	verificação do direito do credor
pagamento	etapa posterior da despesa

Proteção: barreiras contra perda, acesso, furto, clima, pragas, impacto e contaminação.
Conservação: manter características e aptidão de uso.
Segregar liberado, em inspeção, bloqueado, rejeitado, vencido e devolução.
PEPS: sai primeiro o que entrou primeiro.
FEFO/PVPS: sai primeiro o que vence primeiro.
Item impróprio nunca deve ser distribuído.

Situação de disponibilidade	Condição
disponível	íntegro
reservado	avariado
em inspeção	vencido
bloqueado	contaminado/suspeito

Um lote pode estar bloqueado por avaria. Somente categorias mutuamente exclusivas podem ser somadas.

Processo	Regra
pressão	tabela de provisão + épocas fixadas
requisição	pedido interno; processo mais comum

Pressão ≠ ausência de planejamento. Requisição ≠ atendimento automático.

Fluxo: validar → separar → conferir → proteger → registrar saída → entregar → confirmar → tratar ressalvas.

Tipo	Gatilho
anual	posição de 31 de dezembro
inicial	criação de unidade gestora
transferência	mudança do dirigente
extinção/transformação	mudança estrutural
eventual	iniciativa do dirigente ou fiscalizador

Método	Uso
rotativo/cíclico	grupos contados continuamente ao longo do período
amostragem	amostras de grupo/classe em grande acervo

Rotativo e amostragem não são duas novas ocasiões normativas. Nenhum deles substitui automaticamente inventário integral obrigatório.

Corte controlado atribui cada entrada/saída ao momento correto.
Contagem cega reduz viés de confirmação.
Diferença deve ser recontada antes do ajuste.
Custodiante pode auxiliar, mas a verificação deve manter independência possível.

\text{saldo esperado} = \text{saldo inicial} + \text{entradas} - \text{saídas} \pm \text{ajustes autorizados}

\text{acurácia por itens (\%)} = \frac{\text{itens sem divergência}}{\text{itens contados}} \times 100

Registrar diferença → recontar → investigar documentos/movimentos → identificar causa → decidir → ajustar com autorização → monitorar.