Arquivamento, recebimento, proteção, conservação, distribuição e inventário
Entrega → conferência → decisão de aceite → registro → guarda → saída documentada → contagem → conciliação. Confronte físico × sistema × documento: nota não prova conformidade, saldo não prova existência e item sem origem documentada exige apuração.
Corte: Edital nº 1/2026 datado de 6/7, publicação informada em 7/7/2026. A IN SEDAP nº 205/1988 orienta o SISG federal, sem aplicação automática ao TCE-MA; Lei nº 14.133/2021, art. 140, trata do recebimento contratado.
Receber, conferir e decidir
| Referência/etapa | O que fica comprovado | Ainda falta |
|---|---|---|
| IN nº 205/1988: recebimento | entrega no local e assunção inicial de guarda | aceitação após verificar especificações |
| Operação: entrada → conferência quantitativa → qualitativa → regularização | identidade, unidade, quantidade, condição e providência para falta ou defeito | não confundir as quatro fases com atos jurídicos da lei |
| Lei nº 14.133/2021, art. 140, II, “a”: provisório de compra | ato sumário do responsável por acompanhamento e fiscalização | verificação posterior de conformidade |
| Art. 140, II, “b”: definitivo de compra | servidor ou comissão designada; termo detalhado comprova exigências contratuais | rejeição total ou parcial se objeto desconforme (§ 1º) |
Quantidade: conferir unidade, código, volume e conteúdo. Pedido de 30 caixas de 12; entrega de 29 completas = 348 unidades, falta de 12. Assinatura dos volumes não certifica conteúdo.
Qualidade: confrontar especificação, integridade, validade, lote/série, acessórios e funcionamento; técnico ou comissão examina o que exigir especialização. Entrega direta não dispensa conferência e registro. Nota fiscal, doação/cessão, transferência ou produção exigem documentação de origem correspondente.
Diferença: segregar → registrar quantidade, condição e responsáveis → comunicar → solucionar falta, avaria ou troca → reexaminar e atualizar sem apagar histórico. Parcela aceita deve ser individualizável e conforme; pendência não integra saldo liberado.
| Evento | Pergunta própria |
|---|---|
| Entrada física | chegou e está sob custódia? |
| Entrada em estoque ou patrimônio | qual material aceito foi incorporado ao controle? |
| Carga | quem guarda/usa o bem sob responsabilidade? |
| Liquidação (Lei nº 4.320/1964, art. 63) | documentos e comprovantes de entrega verificam o direito do credor? |
| Pagamento | a despesa liquidada foi paga? |
Proteger até distribuir
Proteção previne perda e dano; conservação mantém aptidão. Disponibilidade (livre, reservado, inspeção, bloqueado) e condição (íntegro, avariado, vencido) são dimensões distintas: lote bloqueado por avaria não é soma de duas parcelas. Entre lotes aptos, PEPS prioriza entrada mais antiga; FEFO/PVPS prioriza vencimento mais próximo, sempre entre itens liberados.
| Fornecimento na IN nº 205/1988 | Gatilho |
|---|---|
| Por pressão | tabela de provisão e épocas fixadas; dispensa novo pedido a cada entrega |
| Por requisição | pedido interno; forma mais comum, sujeita a autorização e disponibilidade |
Saída: validar pedido/autorização → separar e reconferir → registrar → entregar e obter prova → tratar ressalvas. Consumo dos últimos 12 meses orienta a requisição federal, mas mudanças pedem análise. Para permanente, vincule carga e termo, ressalvada relação-carga cabível. Remessa exige embalagem, identificação e confirmação, sem apagar faltas ou danos.
Inventário: qual classificação a pergunta pede?
Inventariar = confrontar físico e registros na data-base. Lei nº 4.320/1964, arts. 94–96: registro analítico dos permanentes; contabilidade sintética (valores agrupados); levantamento geral baseado no inventário analítico das unidades.
| Ocasião normativa na IN nº 205/1988 | Quando ocorre |
|---|---|
| Anual | comprovar quantidade e valor em 31 de dezembro |
| Inicial | criação de unidade gestora |
| Transferência de responsabilidade | troca de dirigente da unidade gestora |
| Extinção/transformação | mudança estrutural correspondente |
| Eventual | a qualquer época, por iniciativa do dirigente ou fiscalizador |
Métodos: rotativo/cíclico = contagem contínua programada de todos os itens ao longo do exercício na referência federal; amostragem = parte representativa quando cabível. Não são novas ocasiões nem substituem automaticamente exigência de levantamento integral.
Fases doutrinárias: levantamento (identificar e coletar) → arrolamento (registrar características e quantidades, sintético por grupo ou analítico por item) → avaliação (atribuir valor segundo critério aplicável). Essas fases não se confundem com ocasiões nem métodos.
| Princípio doutrinário | Gatilho de memória |
|---|---|
| Instantaneidade | fixar dia e hora de referência |
| Oportunidade | executar em intervalo curto para preservar exatidão |
| Especificação | individualizar, classificar e agrupar por espécie |
| Homogeneidade | expressar valores por denominador comum, em geral moeda |
| Integridade | abranger todos os elementos dentro dos limites fixados |
| Uniformidade | manter critérios comparáveis entre inventários |
Contagem: delimite data-base, locais, itens e responsáveis. Corte controlado atribui movimentos ao período correto; contagem cega omite saldo esperado quando viável, sem ocultar o item. Registre a diferença antes de recontar.
Conciliação: recontar → comparar físico, sistema, endereço, documentos e contabilidade → identificar causa/impacto → decidir → ajustar com trilha. Sobra é divergência; falta não prova culpa. Acurácia por itens pede leitura de valor e criticidade.
Arquivar a prova de cada decisão
Lei nº 8.159/1991: documento de arquivo nasce ou é recebido na atividade, qualquer que seja o suporte. Gestão documental percorre produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, para eliminação ou recolhimento. Corrente = uso frequente; intermediário = consulta menor aguardando destinação; permanente = preservação definitiva por valor histórico, probatório ou informativo.
Classificação arquivística liga documento à função/atividade e à tabela de temporalidade (prazos e destino por classe); sigilo regula acesso. Não há prazo único para todos os documentos de almoxarifado. O dossiê deve recuperar origem, item, quantidade, data, decisão, responsáveis e solução, com metadados (contexto, autoria e data).
Digitalização sob Lei nº 12.682/2012 e Decreto nº 10.278/2020 exige requisitos para equivalência jurídica; não autoriza descarte automático. Para documentos públicos, observe avaliação, tabela de temporalidade e autorização da instituição arquivística competente (Lei nº 8.159/1991, art. 9º). Cópia de segurança serve para recuperação de falha; não substitui autenticidade, destinação e preservação.