Tabela de temporalidade de documentos de arquivo

1. Terminou o trabalho: posso eliminar os registros?

Caso hipotético: uma unidade pericial encerrou uma atividade administrativa. Parte da documentação deixou de ser consultada com frequência. Um servidor propõe eliminar tudo para liberar espaço; outro afirma que qualquer registro relacionado a perícia deve ficar para sempre. Nenhum dos dois critérios basta.

A avaliação documental verifica o valor dos conjuntos de documentos e as necessidades de conservá-los. A tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo registra, após a aprovação competente, por quanto tempo cada conjunto deve permanecer sob guarda e qual será sua destinação final.

Para acertar a questão, procure a sequência: qual conjunto? → qual evento inicia a contagem? → qual prazo em cada fase? → qual destinação? → qual autoridade e procedimento?

As operações anteriores não resolvem tudo:

• Classificação arquivística: identifica a função ou atividade à qual o documento está vinculado.
• Ordenação e arquivamento: mantêm o conjunto identificável, localizável e guardado de modo coerente.
• Avaliação e temporalidade: determinam, de acordo com o instrumento aplicável, os prazos de guarda e a destinação dos conjuntos documentais.

O art. 3º da Lei nº 8.159/1991 inclui produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento nas fases corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Arquivar não significa eliminar, nem escolher uma data de destruição.

2. Por que certos conjuntos precisam durar mais que outros?

Um documento tem valor primário enquanto serve à finalidade administrativa, legal, fiscal ou probatória ligada à atividade que o produziu ou recebeu. O fato de uma pasta ser raramente consultada não significa que tenha perdido a importância para direitos, obrigações ou prestação de contas.

O valor secundário corresponde à importância que subsiste para além da finalidade original — por exemplo, por permitir pesquisa histórica, comprovação duradoura ou informação de relevância social. Uma série pode ser preservada permanentemente por esse valor mesmo depois do uso corrente. A palavra “pericial” não confere automaticamente destinação permanente a todos os documentos: isso depende de avaliação e instrumento competente.

Conforme o art. 8º da Lei nº 8.159/1991, os documentos públicos podem estar em três fases:

1. Corrente: em curso ou de consulta frequente, ainda que não estejam em movimentação.
2. Intermediária: já sem uso corrente, aguardam eliminação ou recolhimento por razões de interesse administrativo.
3. Permanente: conjuntos de valor histórico, probatório ou informativo preservados definitivamente.

As fases indicam uso e destinação, não uma idade universal do papel. Um registro recente pode exigir guarda longa; um antigo pode não ter valor permanente, conforme avaliação válida.

Transferência é a passagem de documentos do arquivo corrente ao intermediário. Recolhimento é seu ingresso na guarda permanente. Nem todo conjunto precisa transitar pela fase intermediária antes do recolhimento: consulte a tabela e as condições aplicáveis.

3. Ler a linha da tabela: código, prazo, evento e destino

O plano de classificação e a tabela têm funções relacionadas, mas distintas. O código/descritor identifica o conjunto documental segundo função ou atividade; a tabela indica o prazo nas fases de guarda, o evento que dispara cada contagem, a destinação final e observações. A página institucional do Arquivo Nacional descreve essa integração.

Exemplo inteiramente fictício e didático: os códigos, prazos e destinos abaixo foram inventados para explicar a leitura. Não representam a tabela aprovada de nenhum órgão nem regras para documentos da Perícia do Maranhão.

O que a tabela ensina?

Classe. A regra é atribuída ao conjunto definido pelo instrumento, não a qualquer folha que mencione a mesma pessoa ou objeto. O número de protocolo não identifica, sozinho, a classe arquivística.

Marco inicial. Na F-01, os dois anos começam quando termina a demanda, não na data do primeiro documento. Outros instrumentos podem vincular a contagem à aprovação de contas, ao fim de vigência, à conclusão de um processo ou a outro evento indicado.

Fases distintas. Se o prazo intermediário começa com a transferência, não é correto somar 2 + 3 e contar os cinco anos desde a primeira assinatura. O segundo período exige um evento próprio, efetivamente ocorrido e registrado.

Observações e destinação. Uma linha pode conter ressalvas legais, condições ou critérios específicos. O prazo vencido pode tornar o conjunto elegível para a destinação após os procedimentos necessários, mas não autoriza automaticamente sua eliminação.

Versão válida. Uma tabela de outro órgão pode ter nomes de classes parecidos sem ser aplicável à unidade estudada. É necessário identificar produtor, atividade, instrumento aprovado e competência.

Aplicação de datas sem inventar regra real

No cenário fictício F-01, a demanda foi encerrada em 1º/4/2021, embora o documento inicial fosse de 2019.

• No cálculo didático por aniversário, dois anos desde o encerramento chegam a 1º/4/2023.
• A transferência ao intermediário só se efetivou em 1º/5/2023. Se essa é a condição de início prevista na hipótese, os três anos intermediários chegam a 1º/5/2026, não a 1º/4/2026.
• Mesmo depois dessa data, é preciso conferir o rito e as condições de destinação: a eliminação não acontece automaticamente.

Não use essas datas ou prazos como orientação para documentos reais. A forma de contagem e as condições de guarda exigem a tabela efetivamente aplicável e, quando necessário, análise de ressalvas específicas.

4. Como a avaliação gera uma regra justificável?

Avaliar não é perguntar se o documento parece “importante” para um operador ou se ocupa muito espaço. O processo examina as séries documentais à luz das funções do produtor, dos prazos necessários para direitos e obrigações, das exigências de prova e de eventual valor permanente.

O raciocínio básico tem cinco partes:

1. Identificar o produtor e a série: a que função, atividade e conjunto se vinculam os registros?
2. Verificar valor primário: por quanto tempo o conjunto atende a interesses administrativos, legais, fiscais e probatórios ligados à finalidade original?
3. Examinar valor secundário: quais conjuntos merecem preservação definitiva por seu potencial histórico, probatório ou informativo?
4. Formalizar prazos e destino: incluir no instrumento competente classe, marco inicial, prazo de cada fase, destinação e ressalvas.
5. Aplicar, selecionar e controlar: conferir documentos reais diante do instrumento aprovado, separando o que permanece, é transferido, recolhido ou pode ser eliminado conforme o procedimento.

No âmbito do SINAR, a Resolução nº 40/2014 do Conarq, alterada pela Resolução nº 44/2020, disciplina a atuação das CPAD, que realizam análise, avaliação e seleção documental. A resolução relaciona a autorização para eliminar à aprovação do código de classificação e da tabela pela instituição arquivística pública competente. O art. 9º da Lei nº 8.159/1991 exige autorização da instituição arquivística pública na sua esfera de competência para eliminar documentos de instituições públicas e de caráter público.

Não é um servidor individual quem decide unilateralmente que um conjunto perdeu valor; devem atuar as instâncias de avaliação e aprovação apropriadas. A norma nacional sobre a competência arquivística não transforma um instrumento de prazos do Executivo federal em tabela obrigatória do Maranhão.

5. Terminado o prazo, quais atos ainda são necessários?

Destinação final é o encaminhamento resultante da avaliação: eliminação autorizada ou preservação permanente. A transferência ao intermediário é uma mudança de fase de guarda, não uma terceira modalidade de destinação final.

Para órgãos e entidades integrantes do SINAR, a Resolução nº 40/2014 na redação da nº 44/2020 estabelece controles distintos:

Avaliação e seleção pela CPAD → aprovação institucional dos instrumentos/seleção → Listagem de Eliminação de Documentos → aprovação do titular competente → Edital de Ciência de Eliminação de Documentos → eliminação conforme o procedimento → Termo de Eliminação de Documentos.

O edital de ciência informa o que se pretende eliminar, antes da efetivação. O termo registra que a eliminação foi efetivamente realizada, depois do ato. Uma listagem aprovada não prova que a eliminação já ocorreu. A execução exige descaracterização não reversível e supervisão na forma da resolução.

A norma alterada prevê autorização excepcional da instituição arquivística pública competente para eliminação de documentos não previstos na tabela. Logo, ausência de classe ou prazo não libera descarte. Tampouco é adequado repetir, como regra vigente geral, a redação anterior à Resolução nº 44/2020 que exigia remessa de duas cópias de cada listagem à instituição arquivística.

A lei nacional fixa a competência de autorização; os procedimentos de cada âmbito devem ser conferidos nos atos próprios e em sua aplicabilidade concreta. Não se presume que todo procedimento federal infralegal incida diretamente sobre um órgão estadual.

6. O meio de armazenamento ou o acesso alteram o destino?

A destinação é definida pelo conjunto documental, seu valor e as regras válidas. Ser digital ou físico não é, por si, motivo para uma classe ganhar prazo diferente.

• Digitalização não é eliminação. Criar uma imagem digital não autoriza automaticamente destruir o papel original; legislação e avaliação específicas continuam relevantes.
• Cópia de segurança não é preservação permanente. Ela ajuda a restaurar dados depois de uma falha, mas não substitui controle arquivístico, integridade, contexto e acesso de longo prazo.
• Sigilo não é temporalidade. Uma regra responde quem pode consultar; a outra, por quanto tempo guardar e qual a destinação. A restrição de acesso não decide sozinha o descarte.
• Pouca consulta não significa prazo vencido. Obrigações, direitos e valores probatórios podem persistir sem consultas frequentes.
• Alteração do instrumento requer controle. Uma versão nova regularmente aprovada pode exigir reavaliação e documentação; não se muda silenciosamente um prazo já aplicado por semelhança com outra tabela.

O Arquivo Nacional informa que a Portaria AN/MGI nº 174/2024 atualizou instrumentos de classificação e temporalidade de atividades-meio do Poder Executivo federal. Atividades-fim nesse âmbito têm instrumentos próprios. A notícia e a portaria são anteriores ao corte legislativo de 17/07/2026, mas não autorizam afirmar códigos, prazos ou destinos específicos para o concurso estadual sem fonte estadual competente.

7. Checklist de prova: encontre a condição omitida

• “Prazo sempre começa no dia da produção.” Errado: a linha pode usar um evento posterior.
• “Dois anos corrente e três intermediário somam cinco desde a primeira folha.” Nem sempre: confirme o marco de cada etapa.
• “Documento arquivado é permanente.” Errado: arquivamento não fixa a destinação final.
• “Terminou o prazo, elimine.” Errado: precisa de avaliação, seleção, competência e procedimento.
• “Todo documento pericial fica para sempre.” Não se presume: depende da série e de avaliação válida.
• “Todo documento passa pelo intermediário.” Não: a tabela pode determinar outro percurso.
• “Edital de ciência é prova de destruição realizada.” Não: essa função é do termo posterior.
• “Qualquer tabela federal serve ao arquivo estadual.” Não: identifique o produtor e o instrumento aplicável.

Teste final: você sabe o dia em que um documento foi criado, mas não sabe a data do evento que, segundo a tabela, inicia o prazo. Pode afirmar quando ele será eliminado? Não. Primeiro obtenha a classe e o marco comprovável; depois leia prazos, destino e condições para execução. Isso resolve a questão sem decorar prazos fictícios.