Microsoft Word: formatação e estrutura de documentos

Um documento pode parecer simples na tela e ainda conter objetos com regras diferentes. A pergunta que mais economiza erros é: o comando atua no caractere, no parágrafo, na página/seção ou em um objeto inserido?

Considere um relatório hipotético: o título precisa de fonte própria; o corpo, de recuo e espaçamento; uma página do anexo deve ficar em paisagem; uma imagem precisa contornar o texto; e uma tabela deve distribuir dados em linhas e colunas. Cada tarefa exige identificar primeiro o objeto e o alcance da mudança.

O edital exige o Word do Microsoft Office sem indicar uma edição específica. Os nomes e a posição exata de comandos podem variar entre Word para Microsoft 365, Word 2024, versões anteriores e Word para a Web. Em prova, a versão e o ambiente informados no enunciado prevalecem.

1. Fonte e parágrafo: a diferença que organiza a formatação

Fonte é a aparência dos caracteres. Família tipográfica, tamanho, cor, negrito, itálico, sublinhado, tachado, sobrescrito, subscrito, contorno e sombra pertencem à formatação do texto. Alterar uma dessas propriedades não muda, por si, a margem da página nem o alinhamento do parágrafo.

O parágrafo é o bloco encerrado por uma marca de parágrafo. Mesmo que ocupe várias linhas na tela, continua sendo um único parágrafo. Suas propriedades mais cobradas são:

• alinhamento: esquerda, centro, direita ou justificado;
• recuo esquerdo/direito: desloca o bloco em relação à área de texto;
• primeira linha: desloca apenas o início do parágrafo;
• recuo deslocado ou pendente: deixa a primeira linha mais à esquerda que as seguintes;
• espaçamento entre linhas: regula a distância entre linhas do mesmo parágrafo;
• espaçamento antes/depois: separa parágrafos sem criar linhas vazias artificiais.

Margem não é recuo. A margem delimita a área de texto da página ou seção; o recuo move o parágrafo dentro dessa área. Da mesma forma, justificar distribui as linhas entre os limites disponíveis, mas não altera as margens.

O Pincel de Formatação copia propriedades de formatação para outro trecho. Ele não copia o conteúdo. Se a intenção incluir propriedades de parágrafo, a seleção de origem precisa abranger o parágrafo de modo adequado, inclusive sua marca final quando necessário.

2. Bordas e sombreamento: contorno e preenchimento

Uma borda cria linhas ao redor ou em lados do alvo; sombreamento preenche seu fundo. Antes de escolher o comando, identifique o alcance.

Em Página Inicial → Parágrafo, o menu de bordas atende texto e parágrafos. A caixa Bordas e Sombreamento permite definir estilo, cor, largura e o alvo da aplicação. O sombreamento de palavra ou parágrafo funciona como preenchimento de fundo; não deve ser confundido com uma borda.

A borda de página é outro recurso, em Design → Bordas da Página. Ela é aplicada por seção. Se apenas uma página intermediária precisar de moldura própria, normalmente é necessário isolá-la em uma seção. Já bordas e sombreamento de células pertencem às ferramentas da tabela.

Pegadinha: borda de parágrafo, borda de tabela e borda de página podem ter aparência parecida, mas atingem objetos diferentes.

3. Marcadores, numeração e tabulações

Uma lista com marcadores organiza itens sem impor sequência numérica. A lista numerada administra uma sequência; a lista multinível acrescenta hierarquia entre níveis. O Word pode continuar ou reiniciar a numeração e controlar recuos dos níveis. Digitar números manualmente não equivale, por si só, a criar uma lista estruturada.

Uma parada de tabulação é uma posição de alinhamento horizontal. Pressionar a tecla Tab avança o conteúdo até a próxima parada configurada; não significa inserir uma quantidade fixa de espaços.

As paradas mais comuns são:

• esquerda: o texto cresce para a direita;
• central: o texto se distribui em torno da posição;
• direita: o texto cresce para a esquerda;
• decimal: alinha números pelo separador decimal;
• barra: desenha uma linha vertical na posição, sem posicionar o texto.

A régua pode ser usada para visualizar e ajustar recuos e tabulações. Em prova, não confunda tabulação, que alinha conteúdo dentro da área de texto, com margem, que delimita a área da página.

4. Configuração de página, seções, cabeçalhos e paginação

A guia Layout reúne propriedades como margens, orientação, tamanho do papel, colunas e quebras. Retrato usa a página vertical; paisagem, horizontal.

Uma quebra de página apenas força o conteúdo seguinte a começar em outra página. Uma quebra de seção cria uma fronteira que permite configurações diferentes em partes do mesmo documento. Isso é decisivo quando, por exemplo, somente uma página do anexo deve ficar em paisagem.

As quebras de seção mais conhecidas são:

• Próxima Página: inicia a nova seção na página seguinte;
• Contínua: inicia outra seção sem necessariamente mudar de página;
• Página Par/Ímpar: começa na próxima página da paridade escolhida.

Ao mudar orientação, margens ou outras propriedades, confira o alcance da aplicação: documento inteiro, seção ou trecho a partir de determinado ponto.

Cabeçalho é a área recorrente superior; rodapé, a inferior. Podem conter texto, imagens e número de página. Uma nova seção pode manter Vincular ao Anterior ativo, reutilizando o cabeçalho ou rodapé da seção precedente. Para torná-lo independente, desative o vínculo correspondente antes de editar.

O número automático de página é um campo, isto é, uma instrução cujo resultado é calculado pelo Word. A numeração pode continuar ou reiniciar conforme a seção. Desvincular o cabeçalho ou rodapé não reinicia automaticamente a numeração: são controles diferentes.

5. Imagens e formas: inserir, dimensionar e organizar

Imagens e formas são objetos inseridos no documento. Depois da inserção, a prova costuma explorar três decisões: tamanho, relação com o texto e posição em relação a outros objetos.

Uma imagem Em linha com o texto participa do fluxo do parágrafo como se fosse um caractere. Nas disposições flutuantes, o texto pode contornar o objeto, ficar apenas acima e abaixo, ou o objeto pode aparecer atrás ou na frente do texto. O objeto flutuante possui uma âncora, vínculo estrutural com um parágrafo.

Não confunda operações:

• redimensionar: muda largura e altura exibidas;
• recortar: muda a área visível da imagem;
• girar: altera a orientação do objeto;
• alinhar/distribuir: posiciona objetos em relação à página, margens ou outros objetos;
• trazer para frente/enviar para trás: altera a ordem de sobreposição.

As formas também podem receber preenchimento, contorno e efeitos. Duas ou mais formas/imagens compatíveis podem ser agrupadas para mover, girar ou redimensionar o conjunto como uma unidade; isso não funde seus conteúdos em um novo objeto.

6. Tabelas: estrutura e aparência não são a mesma coisa

Uma tabela é formada por linhas, colunas e células. Depois de inserida, sua estrutura continua editável: é possível acrescentar ou remover linhas/colunas, alterar dimensões e reorganizar células.

As ferramentas contextuais separam duas ideias:

• Layout da Tabela: estrutura — inserir/excluir, largura, altura, distribuição, AutoAjuste, mesclar e dividir células;
• Design da Tabela: aparência — estilos, bordas e sombreamento.

Mesclar células combina células selecionadas em uma só. Dividir células cria subdivisões dentro da seleção. Ajustar largura de coluna e altura de linha não transforma a tabela em planilha; ela continua sendo uma estrutura do Word.

O AutoAjuste pode adequar a largura ao conteúdo ou à janela. Distribuir linhas ou colunas uniformemente é diferente de mesclá-las: distribuição altera dimensões; mesclagem altera a estrutura.

7. Como eliminar alternativas em prova

Quando o enunciado descreve uma ação, percorra este roteiro:

1. Qual é o objeto? caractere, parágrafo, seção/página, imagem/forma ou tabela.
2. Qual propriedade mudou? aparência, posição, alcance, estrutura ou preenchimento.
3. Até onde a mudança deve valer? seleção, parágrafo, seção ou documento.
4. O comando proposto atua nesse mesmo objeto?

Exemplos de eliminações rápidas:

• “recuo altera margem da página” → falso: são níveis diferentes;
• “quebra de página cria configuração independente” → falso: quem separa configurações é a seção;
• “Design da Tabela altera quantidade de linhas” → em regra, falso: estrutura fica em Layout da Tabela;
• “recortar imagem é redimensionar” → falso: um muda a área visível; o outro, as dimensões;
• “desvincular cabeçalho reinicia paginação” → falso: vínculo e formato da numeração são controles distintos.

A lógica central é sempre a mesma: objeto → propriedade → alcance → efeito.