Cheat sheet — Patrimônio mobiliário e responsabilidade civil e administrativa
1. Identifique o bem antes de imputar o dano
| Pergunta | Camada | Erro a evitar |
|---|---|---|
| Existe, onde está e em que condição? | física | etiqueta ou cadastro não substitui vistoria |
| De quem é, como chegou e quem o detém? | jurídica/administrativa | termo de carga não transfere propriedade nem prova culpa |
| Deve integrar qual conta e por qual valor? | contábil | bem de terceiro sob guarda não vira ativo próprio automaticamente |
| Ainda serve e está seguro? | funcional | baixa não decorre da quebra ou obsolescência por si só |
Pelo Código Civil (arts. 82–84), móvel admite movimento próprio ou remoção sem alterar substância ou destinação econômico-social. Material de obra continua móvel até o emprego; material de demolição readquire essa qualidade. Natureza móvel (civil), material permanente (orçamento), bem controlado (gestão) e imobilizado (contabilidade) são classificações distintas. A Lei nº 4.320/1964, art. 15, § 2º, toma duração superior a dois anos para material permanente; o MCASP examina durabilidade, fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade e transformabilidade. Preço sozinho não muda a natureza; baixo risco pode admitir controle simplificado com rastreabilidade.
Software inseparável do equipamento tende a acompanhá-lo; se identificável e controlável separadamente, examina-se o intangível. Material para distribuição/consumo é estoque. Um objeto locado, cedido ou em comodato (empréstimo gratuito com devolução) exige controle de titular, instrumento, prazo, condição e restituição, mesmo sem propriedade pública.
2. Siga o bem: identificação, carga e baixa
| Ato | Significado | Contraste decisivo |
|---|---|---|
| Tombamento administrativo | registro e identificador do bem; não é proteção cultural | plaqueta/série sem cadastro não controla |
| Carga | atribuição formal da guarda/uso ao detentor | não presume culpa nem transfere domínio |
| Descarga | transferência da responsabilidade pela guarda, conforme a IN SEDAP 205/1988 | não equivale necessariamente à baixa |
| Movimentação | mudança de local, usuário ou unidade | registrar autorização, entrega e aceite |
| Baixa | retirada regular dos registros aplicáveis após decisão e evidência | descarte físico sem baixa ou baixa sem destino físico gera divergência |
Rota curta: receber/conferir → classificar/mensurar → identificar e atribuir carga → usar/manter → registrar transferência → inventariar e conciliar → decidir destinação/baixa. Identificador estável, série, localização, condição, origem, valor e histórico ligam o objeto ao cadastro. Sem afixação viável, relação-carga, fotografia, série ou agrupamento documentado preservam a identificação; RFID é apenas meio.
Na troca de detentor, confira lista de carga, estado físico, pendências, bens em assistência/terceiros e ressalvas; obtenha aceite do sucessor. Se o detentor não participa, autoridade organiza conferência substitutiva conforme norma própria. Inventário periódico conta o conjunto em datas definidas; rotativo verifica grupos contínua e seletivamente. Ambos podem alcançar permanentes e estoque. Concilie físico, sistema e contabilidade explicando divergências, sem igualar números arbitrariamente.
A IN SEDAP 205/1988 é referência operacional do SISG federal; a Lei nº 8.112/1990 é referência estatutária federal. Não importe seus ritos, limites de pequeno valor ou competências para o TCE-MA sem norma aplicável.
3. Dever, prova e causalidade no Maranhão
A Lei estadual nº 6.107/1994, art. 209, exige zelo, observância das normas, economia de material, conservação do patrimônio e comunicação de irregularidade à autoridade competente (ou outra competente se a superior estiver envolvida). O art. 210 veda retirada/modificação de objeto sem prévia anuência e uso particular de recursos materiais. O art. 220-A protege, nos termos próprios, a comunicação de crimes ou improbidade. Aplicar o Estatuto ao Tribunal requer observar suas normas internas e competências.
Sequência de imputação pessoal: (1) fato e existência anterior; (2) ação/omissão e dever exigível; (3) dano real; (4) nexo causal, isto é, contribuição da conduta ao resultado; (5) dolo ou culpa exigidos; (6) causas concorrentes/excludentes; (7) autoridade, defesa e decisão motivada. Culpa abrange negligência (omitir cuidado), imprudência (agir com risco indevido) e imperícia (falta técnica); desgaste normal, terceiro, evento inevitável e falhas de segurança/manutenção podem mudar a causalidade. Termo assinado, ausência no inventário ou boletim de ocorrência são evidências; nenhum prova sozinho furto, culpa ou perda.
| Se ocorrer… | Primeiro verifique… |
|---|---|
| computador ausente na sala | transferência autorizada, aceite, acesso, série e localização antes de afirmar dano |
| equipamento furtado em viagem | cautelas, previsibilidade, guarda, comunicação, seguro e possibilidade de evitar |
| veículo colidido | dinâmica, regras, manutenção, terceiro, seguro e nexo; condução não prova culpa |
| bem danificado por contratada | condição de entrega, protocolo, contrato, garantia e fiscalização; individualize causas |
| peça quebrada pelo uso | desgaste normal, falha técnica ou uso abusivo antes de imputar |
A apuração começa protegendo pessoas e provas, registrando o evento, confrontando inventários, carga, acessos e movimentações, acionando contrato/seguro/polícia quando cabível, ouvindo envolvidos e separando decisão de cadastro, reparação e sanção. Foto ou captura digital exige origem, integridade e contexto. Pequeno valor não autoriza omissão; procedimento federal simplificado não se transplanta ao Estado.
4. Separe três decisões e suas esferas
| Decisão | O que demonstrar |
|---|---|
| Saneamento patrimonial | localizar, reconciliar e corrigir carga, movimentação, registro ou baixa |
| Responsabilidade civil | prejuízo efetivo, ação/omissão, nexo e dolo/culpa do agente (Lei nº 6.107/1994, arts. 215–216) |
| Responsabilidade administrativa | infração funcional individualizada, norma, autoridade, processo, contraditório e ampla defesa (arts. 218, 222, 234–265) |
Reparação recompõe dano; disciplina sanciona violação funcional. Débito de controle externo é ressarcitório, multa é sanção da competência do Tribunal de Contas; esferas podem coexistir (arts. 215, 219), e uma sanção não substitui outra. A absolvição penal que nega o fato ou a autoria afasta as responsabilidades civil e administrativa fundadas nesses pontos (art. 220); insuficiência probatória não produz automaticamente esse efeito. Improbidade exige dolo e tipo legal da Lei nº 8.429/1992 no regime da Lei nº 14.230/2021; dano ou culpa isolados não bastam. Obrigação de reparar pode alcançar sucessores até o patrimônio transferido (art. 216, § 3º), pena pessoal não.
Para dano a terceiro causado pelo agente nessa qualidade, a pessoa jurídica responde objetivamente perante o lesado (Constituição, art. 37, § 6º); o regresso contra o agente exige dolo ou culpa. Tema 940 do STF: ação do terceiro dirige-se ao Estado ou à prestadora de serviço, preservado regresso. Isso não torna objetiva a responsabilidade pessoal por dano ao patrimônio.
Quantifique antes de cobrar: custo de reparo ou reposição equivalente, estado anterior, desgaste, depreciação, garantia/seguro/franquia e dano remanescente. Preço histórico não é automaticamente prejuízo. Em linha reta, quota anual = (custo − valor residual estimado ao fim da vida útil) ÷ vida útil; após seis quotas, valor contábil líquido = custo − seis quotas, salvo perdas/ajustes. Valor residual estimado ao final da vida útil não é sinônimo de valor contábil remanescente em uma data. Os arts. 52–53 regulam reposições/indenizações; o art. 216, § 1º, prevê para dano doloso à Fazenda, na falta de outros bens que assegurem execução judicial, desconto mensal atualizado não superior a um quinto da remuneração/provento. Carga assinada não autoriza desconto automático: constituir fato, valor e pressupostos com base legal e defesa.
5. Prevenção e auditoria
Controle deve refletir acesso real e risco: notebook com dados pede identificação e segurança; mobiliário comum admite solução proporcional; bem raro demanda proteção especial; bem em manutenção precisa protocolo e aceite. Segregue autorização, custódia, registro e conferência; registre desvios, faça inventários e concilie. Indicador de “não localizado”, transferência sem aceite, indisponibilidade ou reincidência sinaliza risco, não identifica culpado.
Em achado, critério = regra, condição = fato encontrado, causa = por que ocorreu, efeito = dano/risco; indicação de providência deve atacar a causa e permitir comprovar a correção. Manutenção preventiva pode justificar custo quando reduz falhas esperadas, considerando também segurança, continuidade e exigência legal.