Controle, movimentação e sistema patrimonial

Controle efetivo liga bem + documento + localização + responsável + estado + valor + histórico.

Fundamentos

Objetivos

• legalidade;
• economicidade;
• disponibilidade do bem adequado;
• salvaguarda;
• fidedignidade;
• rastreabilidade;
• prestação de contas.

Papéis

Qualidade dos dados

• completude;
• exatidão;
• consistência;
• tempestividade;
• unicidade;
• validade;
• rastreabilidade.

Alertas

• bem ativo sem responsável;
• responsável desligado;
• local inválido;
• série duplicada;
• movimento vencido;
• item disponível e em manutenção;
• baixa sem contabilidade;
• contabilidade sem suporte patrimonial.

Arquitetura de controles

Segregar:

• solicitar × autorizar;
• receber × aceitar;
• incorporar × atribuir carga;
• movimentar × aprovar;
• custodiar × inventariar;
• corrigir × aprovar;
• administrar sistema × auditar.

Estrutura pequena: dupla conferência, aprovação superior e revisão independente.

Movimentação

Cinco dimensões

Nem todas mudam juntas.

• mesma pessoa, nova sala: físico + cadastro;
• nova pessoa, mesma sala: carga;
• manutenção externa: localização/detenção temporária;
• transferência definitiva: pode afetar direito e contabilidade.

Perguntas antes de classificar

1. origem e destino pertencem a quem?
2. há deslocamento?
3. muda o responsável?
4. é temporário?
5. muda a propriedade?
6. há prazo e devolução?
7. existe reflexo contábil?

Estados

rascunho → solicitado → autorizado → preparado → em trânsito
→ recebido → aceito/rejeitado → encerrado

Alternativos: cancelado, expirado, devolvido, contestado e bloqueado.

Datas

• data da saída;
• data do recebimento;
• data do lançamento;
• data da correção.

Não apagar atraso por registro retroativo.

Fluxo mínimo

1. identificar bem, origem, destino e motivo;
2. validar situação, carga e competência;
3. autorizar e documentar;
4. registrar estado de saída;
5. transportar;
6. conferir no destino;
7. registrar ressalvas;
8. aceitar ou rejeitar;
9. atualizar carga e integração;
10. encerrar preservando histórico.

Carga, descarga e eventos

IN nº 205/1988

• carga: responsabilidade pela guarda e uso;
• descarga: transferência da responsabilidade;
• descarga ≠ baixa;
• entrada e saída exigem documento;
• redistribuição atualiza local, estado e consignatário;
• mesmo consignatário: movimento exige ciência prévia;
• entre unidades: tramitação pela área competente.

Decreto nº 12.785/2025 — âmbito federal

• bem em uso regular: evento excepcional e justificado;
• âmbito federal direto, autárquico e fundacional;
• não aplicar automaticamente ao TCE-MA.

Não confundir

• movimento físico ≠ propriedade;
• cessão ≠ transferência;
• descarga ≠ baixa;
• manutenção ≠ alienação;
• divergência ≠ autorização para excluir.

Sistema patrimonial

Sistema = dados + regras + papéis + fluxos + integrações + relatórios + tecnologia.

Funções

• cadastro mestre;
• identificador estável;
• ciclo de vida;
• documentos;
• perfis;
• aprovações;
• aceite;
• logs;
• alertas;
• inventário;
• conciliação;
• relatórios;
• integrações.

Identificador

• número patrimonial não deve ser reutilizado;
• plaqueta, RFID e código de barras são meios de vínculo;
• marcação não prova propriedade nem localização atual;
• número de série não substitui cadastro e carga.

Controles gerais de TI

• acessos individuais;
• revisão de perfis;
• mudança controlada;
• backup;
• recuperação testada;
• continuidade;
• incidentes;
• proteção de logs.

Controles da aplicação

• estado válido;
• campos obrigatórios;
• alçada;
• bloqueio de incompatibilidades;
• aceite;
• cálculo;
• interface;
• histórico anterior e posterior.

Integração

1. definir sistema de origem;
2. usar chave estável;
3. validar transformação;
4. controlar totais;
5. tratar rejeição/duplicidade;
6. corrigir na origem;
7. conciliar.

SIADS × SIAFI

• SIADS: estoques, permanentes, consumo, intangíveis e frota no âmbito federal indicado;
• SIAFI: registros financeiro-contábeis federais;
• algumas operações do SIADS refletem automaticamente no SIAFI;
• integração não elimina inventário;
• SIADS não é automaticamente o sistema do TCE-MA.

Inventário

Tipos da IN nº 205/1988

Técnicas

• cutoff;
• contagem cega;
• cadastro → físico;
• físico → cadastro;
• recontagem independente;
• estratificação por risco;
• versão controlada das listas;
• independência;
• causa-raiz.

Aplicativo de inventário = ferramenta de coleta; não substitui procedimento ou SIADS.

Conciliação em quatro camadas

Primeiro: preservar evidência e investigar.

Causas possíveis:

• movimento pendente;
• local desatualizado;
• duplicidade;
• identificação errada;
• manutenção;
• falha de interface;
• bem de terceiro;
• dano;
• desaparecimento.

Tratamentos possíveis:

• concluir movimento;
• atualizar carga/local;
• corrigir cadastro com aprovação;
• processar contabilidade;
• abrir manutenção;
• iniciar apuração.

Baixa e responsabilização exigem pressupostos próprios.

Indicadores

Definir numerador, denominador, período e universo.

Zero divergência pode refletir bom controle ou inventário superficial.

Auditoria

Recomendação deve atacar a causa, não só corrigir o cadastro.

Pegadinhas

• analítico individualiza; sintético totaliza;
• inventário não é impressão do sistema;
• carga não transfere propriedade;
• descarga pode apenas trocar responsável;
• movimento físico pode não gerar lançamento;
• troca de responsável pode ocorrer sem deslocamento;
• usuário desligado exige nova carga e conferência;
• item em trânsito não é automaticamente desaparecido;
• ajuste sem histórico destrói rastreabilidade;
• integração bem-sucedida ainda exige conciliação;
• aplicativo móvel não substitui inventário;
• número patrimonial não deve ser reutilizado;
• SIADS não é SIAFI;
• norma federal não vira regra estadual automaticamente.