Gestão e fiscalização contratual na IN nº 5/2017
Corte: edital publicado em 7/7/2026. A IN nº 5/2017 disciplina diretamente serviços federais; a IN nº 98/2022 a aplica às contratações federais da Lei nº 14.133/2021 no que couber. Os Decretos nº 11.246/2022 e 13.031/2026 regem a organização federal atual. Constarem do programa do TCE-MA não os torna regulamentos internos do Tribunal. O Decreto nº 13.031 foi publicado em 18/6/2026, antes do corte.
1. Atribua o fato a quem pode agir
Gestão e fiscalização são atividades preventivas, rotineiras e sistemáticas: aferir resultados, verificar obrigações pertinentes, instruir alterações, pagamentos e sanções e solucionar problemas (IN nº 5, art. 39). Quem constata uma falha não ganha, por isso, competência para alterar o contrato.
| Papel | Pergunta de prova |
|---|---|
| Gestor | Quem coordena fiscais, histórico e providências para prorrogação, alteração, repactuação (revisão dos custos de mão de obra), reequilíbrio, pagamento, sanção e extinção? |
| Fiscal técnico | Quem compara quantidade, qualidade, tempo, modo e resultados com o pactuado, registra e pede correção? |
| Fiscal administrativo | Quem acompanha regularidade administrativa, fiscal, previdenciária e trabalhista, sobretudo na dedicação exclusiva? |
| Fiscal setorial | Quem acompanha dimensão técnica ou administrativa na unidade/setor onde se executa o objeto? |
| Público usuário | Quem fornece avaliação qualitativa complementar, sem substituir a prova da fiscalização? |
| Gestor setorial | Quem, no modelo federal incluído pelo Decreto nº 13.031/2026, coordena a gestão no setor, unidade ou órgão participante? Distinto do fiscal setorial. |
A IN nº 5 admite equipe ou agente único se as atividades permanecerem distintas e o volume não prejudicar o desempenho. Segregação de funções separa atribuições incompatíveis conforme riscos; não exige mecanicamente uma pessoa por título. O decreto federal também admite agente único com essas cautelas.
2. Quem designa e quem cobre a ausência?
Na IN nº 5: setor requisitante indica (ou se observa norma própria) → agente toma ciência expressa da indicação e atribuições antes da designação → autoridade do setor de licitações designa formalmente. No Decreto nº 11.246/2022: autoridade máxima ou autoridade prevista na organização administrativa designa gestores, fiscais e substitutos. Indicação e designação são atos diferentes.
| Fonte literal | Em atraso/falta ou afastamento definitivo, até nova providência |
|---|---|
| IN nº 5/2017, art. 41, § 3º | Responsável pela indicação assume temporariamente até nova indicação, salvo norma interna. |
| Decreto nº 11.246/2022, art. 8º, § 6º, redação de 2026 | Responsável pela designação assume temporariamente até nova designação, salvo norma interna. |
Escolha agente com atribuições compatíveis, capacidade, carga suportável e qualificação; capacitação necessária deve ser prevista no ETP e providenciada conforme o caso. Encargo não é livremente recusável: limitação técnica deve ser comunicada ao superior, que provê apoio/capacitação ou substituição. Dê a cada fiscal contrato, edital, proposta, estudos, garantia e demais peças essenciais. Substituto cobre ausência/impedimento; na saída definitiva, relatório de ocorrências preserva a memória.
3. Comunicação e prova durante a execução
Preposto representa a contratada, que o designa formalmente antes do início, com poderes e deveres. A Administração aceita ou recusa motivadamente e pode exigir outro; presença permanente no local depende da natureza do serviço. Comunicação com trabalhadores costuma passar pelo preposto: o fiscal não dirige empregados da empresa. Atos formais são comunicados por escrito; a IN admite excepcionalmente mensagem eletrônica e convocação do preposto para providência imediata.
Quando a natureza exigir, reunião inicial após assinatura apresenta o plano de fiscalização, obrigações, controles, estratégia de execução, aferição e sanções; registre ata e faça reuniões periódicas quando úteis. Mudança excepcional da data de início pede solicitação anterior ao marco previsto, justificativa e autorização competente, preservados edital, isonomia, interesse público e qualidade.
Ciclo de ocorrência: compare obrigação e fato → registre data, local e evidência → exija correção dentro da competência → comunique tempestivamente ao superior o que a ultrapassar → acompanhe resposta e resultado (Lei nº 14.133/2021, art. 117). Fiscal não concede por conta própria reequilíbrio, sanção ou prorrogação.
Controle, quando cabível, resultados/prazos/qualidade; pessoas exigidas; quantidade/qualidade/uso dos materiais; rotina; demais obrigações; satisfação dos usuários (IN nº 5, art. 47). Inspeção, amostra, registros de sistema, fotos e pesquisa são meios, desde que gerem evidência rastreável. Material precisa de controle desde o início e confronto com as especificações.
| Aferição | Limite |
|---|---|
| IMR ou equivalente | Indicador, coleta, frequência, meta, tolerância, evidência e efeito no valor; não exclui outros controles. Fiscal técnico monitora, comunica avaliação ao preposto; a contratada não se autoavalia. Menor conformidade só é justificável no modelo da IN se houver evento excepcional, imprevisível e exclusivamente alheio ao prestador. Frequência adequada pode ser diária, semanal ou mensal; para recebimento provisório, consolidação ao fim do período mensal e relatório ao gestor. Redimensionamento do pagamento pelo resultado não é automaticamente sanção. |
| Fiscalização administrativa | Na dedicação exclusiva, verificação inicial de empregados, funções, vínculos e exames; mensal de documentos de regularidade; diária por amostra de presença/função/jornada; procedimental ou amostral de férias, licenças e recolhimentos. Correção/cobrança dos empregados passa pelo preposto, sem assumir poder de empregador. Detalhes financeiros e trabalhistas cabem ao H134. |
Terceiro contratado pode assistir e subsidiar o fiscal, responde civil e objetivamente pela precisão/veracidade de suas informações e firma confidencialidade. Não exerce atribuição estatal exclusiva nem exonera o fiscal nos limites da informação recebida. Jurídico e controle interno apoiam, sem deslocar competência.
4. Regulação federal de 2026: sistema, recebimento e decisão
| Ponto | Regra do Decreto nº 13.031/2026 e da Lei |
|---|---|
| Contratos.gov.br | Uso obrigatório pelos órgãos federais abrangidos para registrar/gerir contratos e atas, conforme funcionalidades. Cumprimento do decreto dispensável aos Comandos da Marinha, do Exército e da Aeronáutica. Funcionalidade indisponível: autue no processo eletrônico oficial e insira os documentos no sistema quando disponível. Outros entes podem receber permissão de uso; isso não cria obrigação automática ao TCE-MA. |
| Modelo interno | Identifique agentes e substitutos, comunicação com preposto, método de avaliação para recebimentos, prazos para pedidos de repactuação/equilíbrio e procedimentos de sanção, glosa (redução de parcela não aceita) e extinção. |
| Recebimento | Para obras e serviços no âmbito federal: provisório por fiscal técnico, administrativo ou setorial; definitivo por gestor, gestor setorial ou comissão, ambos por termo detalhado. Lei nº 14.133/2021, art. 140, fornece a base geral. Receber não é liquidar nem pagar. |
| Solicitações/reclamações | Administração decide expressamente, salvo pedidos manifestamente impertinentes, protelatórios ou sem interesse à boa execução. Salvo prazo específico, um mês prorrogável uma vez por igual período com motivação: Lei nº 14.133/2021, art. 123, conta da conclusão da instrução; Decreto nº 11.246/2022 conta do protocolo no âmbito federal. Fiscal/gestor/autoridade decidem só dentro de suas competências. |
Mapa de recuperação: função designada → padrão conhecido → fato e evidência → correção e registro → escalonamento → recebimento por agente competente.